Digitaler Wandel unterstützt die strategische Weiterentwicklung
Die Braunschweigische Stiftung hat in Kooperation mit dem Berliner Beratungsinstitut Wider Sense ihre Digitalisierungsstrategie feinjustiert.
Dazu Friedemann Schnur, Geschäftsführendes Vorstandsmitglied der Braunschweigischen Stiftung, im Gespräch mit Helge Rehbein.
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/ Herr Schnur, was bedeutet Digitalisierung für die Prozesse einer Stiftung? Inwieweit kann die Digitalisierung im dritten Wirtschaftssektor, der Stiftungen, Vereine und Verbände umfasst, einen Mehrwert liefern?
Blockchain, Künstliche Intelligenz, Machine Learning und Cloud-Lösungen verändern unsere Welt und unsere Arbeitsweise. Auch Stiftungen setzen sich – nicht zuletzt aufgrund der Pandemie – immer stärker mit digitalen Themen und ihrer Relevanz für die eigene Arbeit auseinander. Digitalisierung beschleunigt die Prozesse einer gemeinnützigen Stiftung und fördert ihren Stiftungszweck und das entsprechende Handeln. Ganz wichtig ist dabei: Die zur Verbesserung der Effizienz eingesetzten digitalen Lösungen – das ist unsere Beobachtung – müssen von den Beteiligten tatsächlich gelebt werden.
/ Welche Ziele hat sich die Braunschweigische Stiftung im Rahmen ihrer Digitalisierungsstrategie gesetzt?
Wir wollen im Stiftungssektor beispielhaft vorangehen und zeigen, wie eine digitale Strategie für eine gemeinnützige Organisation aussehen kann. Wir wollen Best Practice werden; um im Austausch mit anderen zu lernen und noch besser zu werden. Daher ist es uns stets wichtig, einfache, kluge und gute Lösungen zu finden, damit wir – um ein ganz einfaches Beispiel zu nennen – Reportings mit einem Mausklick erstellen können.
Eines unserer wichtigsten Ziele war es von Anfang an, die KollegInnen der Geschäftsstelle mitzunehmen. Wir alle wissen, wie schwer wir uns oft mit Veränderungen tun. Wir freuen uns, dass im engen Austausch mit den Mitarbeitenden und in Gremien die Digitalisierung so gestaltet werden kann, dass alle KollegInnen offen und bereit für Veränderungen sind und diese mittragen und dann auch umsetzen.
/ Worum ging es Ihnen bei der Einführung der Strategie?
Die Braunschweigische Stiftung unterstützt im Braunschweigischen Land Projekte in Kunst und Kultur, Wissenschaft, Forschung und Wissenschaftstransfer, Bildung und Erziehung sowie Sport und bürgerschaftliches Engagement finanziell. Die Stiftung verfügt über ein Stiftungsvermögen von rund 50 Millionen Euro und hat im Jahr 2020 Fördermittel in Höhe von 665.000 Euro ausgeschüttet. Wir haben viele Aufgaben und deshalb den Drang, unseren Stiftungszwecken mit effizienten Strukturen, zielgerichteter Kommunikation zwischen Gremien und zu Fördernden und einem Höchstmaß an Transparenz nachzukommen. Umfängliche digitale Kompetenzen der Mitarbeitenden, um, noch ein Beispiel, effizientere Strukturen auf dem Server zu schaffen, sind dabei unabdingbar.
/ Wie lässt sich das Ziel der digitalen Ertüchtigung von gemeinnützigen Organisationen erreichen? Wie ist das im konkreten Fall der Braunschweigischen Stiftung abgelaufen?
Unter der Beratung von Wider Sense wurde unser Bewusstsein für die Optimierung aller Ressourcen geschärft. Bei der Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie sollten somit sämtliche Bereiche, also Administration, Finanzen, Projektmanagement, Stiftungsverwaltung und Kommunikation, in den Blick genommen werden. Die Strategie selbst ist in sechs Phasen unterteilt, vom Prozessdesign bis hin zur Umsetzung: Einige „Quick Wins“, wie es so schön in der Sprache des Projektmanagements heißt, haben wir dabei rasch umsetzen können: Darunter die schnell erlebbare Umsetzung der Digitalisierung durch Einführung eines Passwortmanagers sowie verschiedener kleiner Tools wie Trello als benutzerfreundliche Plattform für die Planung und Durchführung von Projekten. Hinzu kam Slack als internes KommunikationsTool. Nicht zuletzt unter dem Einfluss von Covid-19 haben wir die Voraussetzungen für Video-Meetings mit dem Tool Zoom geschaffen und sehr schnell in den Arbeitsalltag integriert. Auch sogenannte „Long Stories“, wie die Entwicklung von Tools für die Bereiche Customer Relationship Management, hier im Wesentlichen die Kontaktverwaltung, für Projektmanagement und Finanzen, haben wir auf den Weg gebracht. Das Beratungsinstitut Wider Sense hat uns gezeigt, dass als ein weiteres zentrales Element das aktive Einbinden von StakeholderInnen, zum Beispiel der eigenen Gremien oder der FörderpartnerInnen, unerlässlich ist. Wenn alle auf einem Level sind, werden die Prozesse deutlich beschleunigt. Erster Ansatz: Mit einer sogenannten „StakeholderInnen-Map“ haben wir eine Übersicht all derer erstellt, die relevant für die Arbeit der Braunschweigischen Stiftung sind.
/ Zu welchem Ergebnis hat die Einbeziehung der Perspektiven aller relevanten StakeholderInnen geführt?
Zu einer ambitionierten Vision: Die Braunschweigische Stiftung will im Rahmen ihrer digitalen Strategie die größtmögliche Wirkung bei ihrer Arbeit für ihre ProjektpartnerInnen erzielen.
/ Die Digitalisierung fördert demnach die Zweckverwirklichung der Stiftung?
In der Tat hat die Digitalisierung eine positive Auswirkung auf unsere Projekte. Es ist leicht zu erkennen. Jede gemeinnützige Organisation sollte eine digitale Strategie haben. Dank der guten Erfolge widmen wir uns intensiv der Weiterentwicklung unserer Prozesse – in dem Bewusstsein, dass die Zweckverwirklichung davon profitiert. Und: Unsere Erfahrungen in der Organisationsentwicklung möchten wir auch unseren ProjektpartnerInnen mitgeben. Daher gehört auch zu unserer Vision für die Braunschweigische Stiftung, zugleich Best Practice, Vordenkerin und Meinungsführerin für regionale Stiftungen in der deutschen Stiftungslandschaft sein.
/ Ziele braucht der Mensch. Aber es gibt doch oft begrenzende Faktoren?
Ganz klar: Budget und Zeit beeinflussen die Umsetzung. Wieviel darf die Digitalisierung kosten? Und wie schnell soll oder muss die Umsetzung erfolgen? Wir haben eine Lösung erarbeitet, die den gesetzten Zielen Rechnung trägt, zugleich aber nicht die Kosten sprengt und innerhalb des festgelegten Zeitrahmens umgesetzt werden kann.
/ Letztlich ist auch jeder einzelne Mitarbeitende Erfolgsfaktor oder Risiko. Es gilt also, eine Balance zwischen Arbeitsweise, Prozessen und Technologie zu schaffen?
Das erste und eines der wichtigsten Ziele war es, die KollegInnen der Geschäftsstelle mitzunehmen. Wir wollten sie kitzeln, dass sie offen und bereit für Veränderungen sind und diese mittragen und umsetzen. Unsere KollegInnen und wir selbst müssen weitere digitale Kompetenzen erwerben, damit wir in der Organisation eine digitale Kultur und eine Offenheit gegenüber der digitalen Weiterentwicklung der Organisation schaffen und da kommen dann wieder Prozesse und auch Technologie ins Spiel.
/ …das heißt, wir sehen hier Parallelen zu einem gut ausbalancierten Portfolio, bei dem Nachhaltigkeitsaspekte – etwa Fragen der sozialen Verantwortlichkeit von Unternehmen für die Mitarbeitenden – ebenfalls in den Fokus genommen werden?
Ganz genau. Diese drei Faktoren – Arbeitsweise der Mitarbeitenden, Prozesse und Technologie – sind untrennbar miteinander verbunden, wenn es um die erfolgreiche Einführung und Nutzung von digitaler Infrastruktur, also von mehreren aufeinander abgestimmten digitalen Werkzeugen, geht. Bleibt einer dieser Faktoren in seiner Entwicklung zu weit hinter den anderen zurück, wird er den Gesamtfortschritt der Digitalisierung einer Organisation behindern. Der Mensch steht immer im Mittelpunkt. Wenn zum Beispiel eine Organisation in modernste Technologie investiert, sie aber die einzelnen Bedarfe und die Weiterbildung ihrer MitarbeiterInnen im Umgang damit nicht ausreichend ernst nimmt, dann ist die Investition verschwendet.
Mehr dazu hier: www.die-braunschweigische.de/stiftung/digitale-strategie
